Organisation des Assemblées Générales 2020 : assouplissement des règles en période de confinement
Dans un contexte d’urgence nationale dû à la lutte contre la propagation du COVID-19, plusieurs décrets et arrêtés visant à restreindre l’accès aux espaces publics et à favoriser la distanciation sociale ont été pris. Ces mesures exceptionnelles impactent bien évidement les réunions des organes sociaux des sociétés et plus particulièrement l’organisation des Assemblées Générales dans un contexte saisonnier d’approbation annuelle des comptes. En tout état de cause, la tenue physique des Assemblées Générales ne fait pas partie des dérogations listées par le décret du 23 mars 2020 en vertu desquelles les personnes sont autorisées à se déplacer, et, au vu des circonstances actuelles, serait contraire aux dispositions prises pour limiter la propagation du virus.
Par ailleurs, la loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 du 23 mars 2020 prévoit certains points intéressant le droit des sociétés devant faire l’objet d’ordonnances à prendre par le Gouvernement dans un délai de trois mois à compter de la publication de la loi. Ces mesures pourront s’appliquer avec effet rétroactif au 12 mars 2020 et les prérogatives dont bénéficieront les sociétés seront limitées dans le temps.
Rappelons que les textes actuels contiennent déjà plusieurs dispositions permettant aux membres des Assemblées Générales d’y participer à distance :
Mesures existantes
- D’une part, il est possible à tout associé de voter à distance via un formulaire papier ou via un formulaire électronique pour les sociétés par actions (si les statuts le prévoient pour les formulaires électroniques). Ce formulaire, adressé à la société sur la demande de l’associé, permet un vote sur chacune des résolutions, dans l’ordre de leur présentation à l’assemblée. Pour les sociétés civiles et les SARL, les statuts peuvent prévoir que les décisions résulteront d’une consultation écrite ou d’un acte unanime de tous les associés ;
- D’autre part, si les statuts le prévoient, pour les sociétés qui peuvent y recourir, il est possible de participer aux débats et de voter par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l’identification des associés via un site exclusivement consacré à cette fin. Dans ce cas, les modalités de convocations, le rapport du dirigeant et le procès-verbal de l’Assemblée Générale se doivent de préciser la mise en place de ces modalités. Cette possibilité est offerte aux sociétés par actions ainsi qu’aux SARL, à l’exception, pour ces dernières, de l’assemblée devant délibérer sur les comptes annuels ou les comptes consolidés.
Pour les SAS, rappelons que les dispositions relatives aux assemblées générales de SA ne s’appliquent pas et que ce sont les statuts qui doivent prévoir les modalités des décisions des associés ou de l’associé unique.
Il est également possible d’ajourner une Assemblée Générale. Ce droit appartient à ceux qui ont pris l’initiative de la convoquer, mais il est possible de la demander en justice si cela permet d’éviter un dommage imminent. S’agissant de l’Assemblée Générale de clôture en fin d’exercice, il est également possible de demander judiciairement la prolongation du délai de 6 mois.
Mesures à venir
Le projet de loi précité prévoit d’autoriser le Gouvernement à prendre des ordonnances afin de simplifier et d’adapter les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent, ainsi que les règles relatives aux assemblées générales.
Le projet d’ordonnance relative à la tenue des Assemblées Générales et Conseils d’administration devrait être communiqué dans les prochains jours. Le rapport législatif du projet de loi précise cependant d’ores et déjà que le Gouvernement va être habilité à adapter le droit des sociétés pour permettre le report ou la poursuite éventuelle par voie dématérialisée des assemblées générales ou réunions des organes dirigeants des personnes morales de droit privé.
Ces mesures devraient notamment permettre à titre exceptionnel et pour faciliter la distanciation sociale :
- De déroger à la condition selon laquelle la participation et le vote par visioconférence doivent être prévu par la loi ou dans les statuts, pour que toutes les sociétés puissent y recourir ;
- De prévoir des assouplissements à la présence physique des administrateurs au Conseil d’administration d’arrêté des comptes ;
- De tenir des Assemblées Générales à huis clos sur décision du Conseil d’administration, du Directoire ou du Gérant ; et
- De faciliter les modifications des modalités de tenue de séances (lieu, modes de participation…) et des formalités obligatoires déjà accomplies ;
étant précisé que les votes à distance seront comptabilisés dans les calculs de quorum et de majorité aux différentes réunions.
Notons que toutes les formes sociales seraient concernées pour les mesures à venir (jusqu’à présent, la faculté de prévoir statutairement la visioconférence n’existe que pour les sociétés par actions et les SARL). L’objectif des nouvelles mesures serait justement de les étendre à toutes les formes de sociétés et à toutes les assemblées de personnes morales de façon plus générale.
Ces mesures étant à ce jour à l’état de projet, nous ne manquerons pas de suivre attentivement l’avancement de ces travaux ainsi que leurs aboutissements.